資料 作り は 終わり から！ゴールがブレない！！

ビジネスで 資料 作り は避けては通れない業務ですね。特に誰かに報告する、理解してもらうことが目的の資料ですが、全然できていない資料を良く見かけます。資料作りが得意な人の極意を少し除いてみましょう！コツは、 終わり （ゴール）から考えることです。そうすれば資料の軸がぶれません！

資料 作り の 手順

今回の資料の定義は、報告資料や提案資料を想定した、作り方を整理したいと思います。

資料の分類によっては、作り方が違ってくるので、資料の分類による作り方を覚えておくと資料作りは簡単に、スムーズに進めることができます。

では、さっそく始めましょう！

報告資料や提案資料作りのポイントは、

1. 資料を作る目的とその達成して変わる結果は？（未来）
2. 分かっている課題・弊害と対策は？（ギャップ）
3. 現時点で判明している事実は？（現状）

これだけおさえれば大丈夫です！

資料作りで失敗する大きな要因は

• 骨子（ストーリー）がない、もしくは弱いこと。
• 達成する目的が薄いこと。

があげられます。

その状態で資料作りを進めると、とりあえず感が出たり、メッセージが弱い資料になってしまいます。

逆に、目的や効果、現状分析（ギャップ）、現状理解の3点が抑えられている場合は、資料の一貫性がある。すなわちストーリー性があり、理解がしやすいものです。

最後に読むのは結論、目的です。

資料を読む人は、始めに記載していたことは忘れかけています。

しかし、資料にストーリー性があれば、記憶されているので、すっと目的と、現状、ギャップが頭の中でつながり、理解度が変わってきます。

それを意識するだけでも資料の質は変わってきます。

では、例題とともに考えていきましょう！

例えば新しいパソコン購入する時をイメージしましょう。

説得すべき相手は、財務省である妻です！

①資料の目的と変化

今回の事例から、組み立てていきましょう。

最終目的はパソコンの購入ですので、目的は明確です。

• 目的：パソコンを購入すること

では、変化はどうでしょう。この変化が具体的にイメージできるかどうかで、資料に対する意気込みも変わってくるので確実におさえましょう。

例えば、

• 変化①：パソコンのスペックが上がり、作業速度が上がる
• 変化②：新しいパソコンを購入するという既成事実で自分を追い込む
• 変化③：旧パソコンを息子に委譲することでパソコン学習ができる

などいかがですか？

変化は人それぞれなので自分に対して効果的な変化を想像してください。

②現状把握

続いては課題・弊害などのギャップ！と行きたいですが、違います。

まずは現状分析です。

なぜ、目的が必要になったか？という逆算が目的になっているケースがあると思います。

• 現状①：現状のパソコンは古くなって、時々フリーズする
• 現状②：何かきっかえがないとパソコンの作業をしない
• 現状③：小学校でプログラミング授業が始まる

などでしょうか？

現状があるから、目的を達成したいんですよね？であれば、ここまでは簡単に出せると思います。

現状に満足していないから、目的という新しい未来が欲しい。そういうイメージですね。

③課題・弊害などのギャップと対応策

ここが骨が折れるところです。

しかし、目的（理由）と現状が、明確になり、納得できるものであれば、そんなに難しくないとおもいます。

コツは客観的に、事実を述べることです。

• 課題①：予算がない・・・予算の工面をどうしよう？
• 課題②：自分の性格から長続きするには？・・・形から入ろう
• 課題③：息子にパソコンを与えても使えるか？・・・自分が教えよう

続いて・・・

• 対策①：飲み会を月1回にする！（予算確保）
• 対策②：一日１回はパソコンを起動する習慣から始める！（ショートゴール設定）
• 対策③：今のパソコンを使って息子を教育してから購入すると宣言！（達成のご褒美）

の様な感じです。

これを、例えば、以下のようなつなぎ直しで、ストーリーを立てます。

• 課題・弊害があるから、
• 対策を打つことで、
• 目的を達成したい。
• そうすれば、変化が起きる！

という起承転結パターンや、

• 変化を起こすために、
• 目的を達成する必要がある。
• でも、現状はこうです。
• 対策すれば実現できそう・・・

という、説得パターンなど、ストーリーの組み換えで戦略を考えます。

そうすれば、大枠の骨子は見えてくるので、後は枝葉をつけて精査すれば資料の完成です！

後は、相手に対して理解してもらうように、言葉のレベルを合わせたり、説明するスピードを調整すれば、納得理解してくれるはずです。

これでだめなら、次は相手分析が必要となります。少しハードルは上がりますが、成功率があがります。

その分野は別途の機会にということで・・・。

さいごに

いかがでしたか？

理解に一番効果的なのは、ストーリーです。

難しい公式や英単語だけでは覚えにくいですが、何かと関連付けて記憶するという手法にも、ストーリーで覚えるコツがあります。

いかに点を点とつなげ、線として記憶するか？これが覚えるコツであるように、資料を相手に理解してもらうには同じく、全体の流れを理解・把握してもらい、目的に落とし込む。

この手段が有効なのです。

なかなか通じない上司や客先に提出資料を打破し、自分色のストーリーで展開してみましょう。

小説と同じく、相手の心に届けば感動間違い無しです！