使える マニュアル の 作り方 のポイント！

仕事を遂行するためには、 マニュアル とか標準が必要になります。これって誰のためのもの？って考えたことありますか？もちろん会社の費用で作っていますし、会社での決め事をまとめたものですので資産上は会社のものですが。誰のためのものか考えられていないマニュアルも存在します。目的に沿った 作り方 とは？

マニュアル は誰のためのもの？会社のため？

もちろん長期的に見れば、会社のノウハウな訳ですし、働くため、即ち、会社のために作っています。

しかし、当然ですが、会社はマニュアルを使いません…

マニュアルを使うのは『人』です。

もう少し具体的な表現をすると、『会社に属する全ての人のためのもの』です。

もちろん、新人や後輩など業務を知らない人が活用する訳ですが、自分自身のためでもあります。

• 仕事のやり方を書き物にする
• 頭の中を整理する
• 技術を伝承する

理由は色々あります。

ただ、それ以外にも見落としがちなところで、『自分の仕事をするため』という理由があります。

どういうことかというと、使えるマニュアルがあれば、

• 説明する手間が省けたり
• 自分以外の人に任せることができたり

結果、自分でなくてもよいアウトソーシング出来ることとなり、本来自分にしか出来ないことができるようになる訳です。

でも、 マニュアル は作るだけで使われない…

この問題は現場の悩みであり、永遠の課題ですよね。

この悩み、課題に対する答えは、マニュアルの意味を理解するところからです。

上に記載の様に、マニュアルの効果を考えるのも良いですが、それだけではなく、マニュアルを作る目的を組織として考えることです。

例えば、

• 効果により作業が楽になって早く帰れる日を作る
• 価値観のある仕事をより上位者で考える時間を作る
• 若手のスキルアップスピードをあげる

とかも良いですね。

自分に対して効果が出ることを考えてください。

また、その際は、組織全員で考えて合意することが重要です。

一人で使うものでもなく、組織としての価値になるわけですから。

マニュアル 作成のコツ。それは粒度と整流化。

業務プロセスとかフローとか言葉を聞いた事ありますか？

マニュアルを作る時に避けては通れない道ですが、今やっていることを書いてマニュアル化することが多いのではないでしょうか？

間違いではありませんが、ルーティーンワークなら良いですが、やり方が決まっていないような場合は、マニュアル化はストップです。

マニュアル化をする前に必要なのは『整流化』です。

フローという字のごとく仕事も流れです。

淀みがあれば無駄だったり、落とし穴が、流れを阻害したり…

回避するために、流れを整える＝整流化が重要です。
その後マニュアルを作成する。。。

これまたちょっと待った！ストップです。

初めから100点のマニュアルは不可能です。
マニュアルは自分達で育てるもの。そのような認識が必要です。

• とりあえずで作ったら使えない
• 形だけになった
• 1度作ったらそのまんま

よく聞く話です。

そうならないようにマニュアル作りを進めましょう。

マニュアル の作り方の流れはこれ！

整理するとマニュアル作りの手順は以下になるのではないでしょうか？

1. マニュアルを作る目的を考える
2. 身近な効果を想像する
3. 現状の仕事の流れを書き出す
4. 無駄、無理、無知がないか考察する
5. 対策を考えて、出来そうなプロセスを考える
6. 実行してみる
7. 一定期間やってみた課題を討議する
8. 改善し、再度実行する

6～8は、世間一般的にいうところの、PDCAですね。

マニュアルを作れ！！簡単に言われますが、業務と同じぐらい奥が深いことがわかっていただけましたか？

マニュアルはただ、書けば良いものではなく活きたものを作る必要があります。

言われて作るのでは無く、自ら進んで作るマニュアルをひとつでも未来に残しましょう。